Messeplanung - gut vorbereitet ist halb gewonnen!

Gute Messeplanung erspart Stress und Ärger

Die Teilnahme an einer Messe sollte immer gut vorbereitet sein. Gründe hierfür gibt es viele, will sich ein Unternehmen doch von seiner besten Seite zeigen und einen guten Eindruck bei potentiellen Kunden, Geschäftspartnern und natürlich auch bei der Konkurrenz hinterlassen. Eine gute Organisation erspart Stress und Ärger vor Ort. Daher sollte für die Messeplanung genügend Zeit und ein ausreichendes Budget eingeplant werden.

Profis helfen bei der Messeplanung

In den Marketingabteilungen großer Unternehmen arbeiten Profis, die mit der Messeplanung und -Durchführung bestens vertraut sind. Beim Messestandbau wiederum helfen Messebauer, die sich auf den Entwurf, Erstellung und Aufbau von ganzen Ausstellungssystemen spezialisiert haben. Veranstalter von Messen geben oft auch die Unternehmen für den Messestandbau vor oder empfehlen entsprechende Messebauer. Dies hat den Vorteil, dass der Teilnehmer nicht lange suchen muss und sich sicher sein kann, hier einen Profi zu beauftragen, der sich mit den örtlichen Gegebenheiten bestens auskennt und mit dem der Veranstalter bereits gute Erfahrungen gemacht hat. Es kann jedoch auch ein Nachteil sein, nämlich wenn man häufiger an verschiedenen Messen teilnimmt und dafür seit langem mit dem selben Messebauer zusammenarbeitet oder gar einen eigenen Stand besitzt. Messeveranstalter bieten gern auch ganze Ausstellungssysteme kostengünstig an. Hier sollte man jedoch bedenken, dass man sich eher von der Masse abheben sollte und einen individuell gestalteten Messestand bevorzugen.

Startschuss für die Messeplanung

Mit der Entscheidung für einen Partner für den Messebau geht die Messeplanung erst so richtig los. Es werden Layouts für die Standgestaltung erstellt, geprüft und überarbeitet. Hierbei sollte man sich bereits im Vorfeld der Messeplanung darüber im Klaren sein, was man seinen Besuchern zeigen und bieten möchte. Entsprechende Vitrinen für die Ausstellung der Produkte eines Unternehmens, Poster, Broschüren und Werbegeschenke müssen vorbereitet und rechtzeitig in Auftrag gegeben sein. Möchte man einen Film vorführen oder den Gästen Getränke anbieten, so sollten Wasser- und Elektroanschlüsse, aber auch Platz für Fernseher und Kaffeetassen eingeplant werden.

War die Messeplanung ausreichend?

Hinterher ist man schlauer. Erst im Nachhinein weiß man, ob die Messeplanung gut organisiert war und kann Rückschlüsse ziehen, was bei der nächsten Messe anders und besser gemacht werden kann.